Effiziente Prozessgestaltung und technische Ausführung von Prozessen leicht gemacht mit BPMN 2.0!
Der Aufstieg der Prozessautomatisierung und die Rolle von BPMN 2.0
Die Bedeutung der effizienten Prozessautomatisierung für Unternehmen kann nicht genug betont werden. Früher lag die Verantwortung für die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen ausschließlich in den Händen von IT-Fachkräften oder Software-Entwickler:innen. Heute jedoch zeichnet sich ein Paradigmenwechsel ab. Technologische Fortschritte ermöglichen es auch Nicht-Techniker:innen, an der Gestaltung und Ausführung strategischer Prozesse aktiv mitzuwirken. Ein herausragendes Instrument, das dies möglich macht, ist die Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0). Diese standardisierte Modellierungssprache erlaubt es, Prozesse visuell darzustellen und Ausführungsanweisungen ohne Programmier- oder Spezialsoftware-Wissen zu implementieren.
Verständnis für Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung oder Workflow-Automation bezeichnen den umfassenden digitalen Umbau von Arbeitsprozessen. Ohne Automatisierungstechnologien ist ein effektives Prozessmanagement in der heutigen, hochkomplexen Geschäftswelt undenkbar. Viele Unternehmen kämpfen damit, die Kompetenz und Schnittstellen von Mensch, Systemen, Diensten, Maschinen und anderen Ressourcen sowie deren Schnittstellen zu koordinieren. Interdisziplinäres Denken und das gemeinsame Verständnis eines Prozesses über Abteilungen hinweg sind hierbei entscheidend.
Die häufige Herausforderung liegt darin, dass Prozessmanager:innen selten über das erforderliche IT-Know-how verfügen, aber dennoch die Leistungsfähigkeit der Prozesse in Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen steigern müssen. Eine klare und offene Kommunikation sowie ein gemeinsames Verständnis des Prozesses sind die Grundlage für den Erfolg.
Warum BPMN 2.0?
BPMN 2.0 ist nicht nur eine Modellierungssprache, sondern ein Werkzeug, das Prozesse für alle beteiligten Fachkräfte sichtbar und verständlich macht. Es vereinfacht die Modellierung von Prozessen und die anschließende Ausführung dieser Modelle. Dank der visuellen Elemente können auch komplexe Prozesse ohne tiefgehendes IT-Wissen oder Programmierkenntnisse abgebildet werden.
Modell als Kommunikationsmittel
Die visuellen Modelle von BPMN 2.0 dienen als universelle Sprache des Prozessmanagements, die von allen Mitarbeitenden verstanden wird. Es ermöglicht eine intuitive Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg.
Einfach und aussagekräftig
Die umfassende Palette an Symbolen und Notationen erlaubt eine präzise Darstellung eines breiten Spektrums an Geschäftsszenarien.
Ausführbare Modelle
Im Gegensatz zu früheren, unverbindlichen Prozessmodellen sind BPMN-Modelle direkt ausführbar. Sie werden nicht länger nur für Auditzwecke erstellt, sondern sind ein aktiver Bestandteil des operativen Geschäfts.
Analysewerkzeug
Die Präzision und Standardisierung von BPMN 2.0 eignen sich hervorragend zur Untersuchung und Verbesserung von Prozessen. Sie helfen, Unklarheiten aufzudecken, Schnittstellen zu koordinieren und Anforderungen an IT-Systeme zu definieren.
Zielausrichtung
BPMN-2.Modelle können handschriftlich von den Unternehmenszielen abgeleitet werden und so sicherstellen, dass die Prozesse die strategischen Ziele unterstützen.
Fallbeispiel - Die Cogitech GmbH
Die Cogitech GmbH, ein mittelständisches Unternehmen in der Fertigungsindustrie, beschloss, BPMN 2.0 einzusetzen, um ihre Produktionsprozesse zu optimieren. Bisherige Prozessänderungen waren aufgrund von Kommunikationsengpässen und unklaren Anforderungen oft schwierig und langwierig. BPMN 2.0 versprach, diese Herausforderungen zu minimieren.
Cogitech startete mit der Schulung der Führungskräfte und des mittleren Managements in BPMN 2.0. Schnell konnten die Mitarbeitenden die Symbole und ihre Bedeutungen anwenden. Innerhalb weniger Wochen entwickelten sie Modelle für ihre Schlüsselprozesse, analysierten diese und leiteten Handlungsempfehlungen ab.
Verbesserung der Produktqualität
Die klare Darstellung der Prozesse in BPMN 2.0 führte zu einer effektiveren Koordination zwischen den einzelnen Abteilungen. Dies wiederum reduzierte die Chancen auf Fehler und verbesserte die Produktqualität.
Reduzierung von Engpässen
Die Prozessmodellierung zeigte, dass einige Schritte unnötig komplex waren. Durch die Überprüfung und Anpassung dieser Schritte konnte Cogitech Engpässe beseitigen und den Produktionsfluss verbessern.
Schnellerer Innovationszyklus
Die Einführung von BPMN 2.0 ermöglichte es den Teams, schneller und effektiver auf Kundenanforderungen zu reagieren. Dies resultierte in einem beschleunigten Innovationszyklus.
Mehr Transparenz
Die größte Wirkung von BPMN 2.0 war die verbesserte Transparenz. Jeder Mitarbeiter konnte nun sehen, wie sein Beitrag zum Gesamtprozess beitrug, was zu einem höheren Engagement und Verantwortungsbewusstsein führte.
Schritte zur Integration von BPMN 2.0
Schulung und Sensibilisierung
Starten Sie mit Schulungen, um Ihr Team mit den Konzepten und Symbolen von BPMN 2.0 vertraut zu machen. Zeigen Sie Beispiele auf, wie die Modellierung in der Praxis aussehen könnte.
Prozesse identifizieren und modellieren
Priorisieren Sie die Prozesse, die für die Modellierung zugänglich und hilfreich sind. Modellieren Sie diese Schritt für Schritt und verfeinern Sie die Modelle auf der Basis von Feedback.
Integration in die IT-Infrastruktur
Sobald die Modelle ausreichend abgestimmt sind, integrieren Sie sie in Ihre IT-Systeme und testen Sie die automatisierten Prozesse in einer kontrollierten Umgebung.
Kontinuierliches Monitoring und Anpassung
Kein Prozess ist in Stein gemeißelt. Überwachen Sie die Prozesse, sammeln Sie Feedback und passen Sie die BPMN-Modelle regelmäßig an, um sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen.
Fazit
BPMN 2.0 ist ein mächtiges Werkzeug für die Prozessautomatisierung, das auch Nicht-Techniker:innen zugänglich ist. Durch die standardisierte Modellierungssprache können Unternehmen ihre Prozesse nicht nur effektiv automatisieren, sondern auch nachhaltig verbessern. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen jeden Bereich ihrer Organisation mit den Werkzeugen und Ressourcen ausstatten, die sie benötigen, um in einer zunehmend digitalen Welt zu bestehen